Obecné nařízení o ochraně osobních údajů

(angl. General Data Protection Regulation neboli GDPR)

Text aktualizován ke dni: 27. 07. 2019

Vážení hráči,

jistě jste již postřehli, že vešlo v platnost evropské nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR). Povinnosti jsou obdobné jako u našeho domácího českého zákona o ochraně osobních údajů, jen za jejich nedodržení hrozí sankce. Takže i my, organizátoři Vašich oblíbených larpů a provozovatelé těchto stránek, se připojujeme ke všeobecné povinnosti a poučujeme Vás tímto o tom, jaké informace o vás sbíráme, k čemu je využíváme, jaká máte práva (a jaká práva máme my).

Pro další využívání služeb těchto stránek a potažmo Vaši účast na nabízených larpech (=volnočasových akcích nabízených na těchto stránkách, v tomto případě Jharkendar LARPu 2019) budeme požadovat Váš souhlas s poskytnutím, zpracováním a uchováváním Vašich osobních údajů písemnou formou na místě, ve smyslu následujícího poučení. Máte právo tento souhlas odmítnout, což však bude mít za následek, že Vám nebudeme mít jak umožnit, abyste se nabízených larpů zúčastnil/a. (v tomto případě Jharkendar LARPu 2019)

 

Jaká Vaše data sbíráme a z jakých zdrojů?

Data si opatřujeme výhradně z formuláře, který je v sekci Registrace na stránkách jharkendar.larpstudio.cz, a který Jste vyplnili při registraci na Jharkendar LARP.

Sbíráme o Vás tři druhy dat:

  • jedny pojmenujeme jako identifikační údaje a jedná se o:
    • jméno a příjmení
    • datum narození
    • jelikož ze jména jde nejen v češtině určit pohlaví jeho nositele, deklarujeme zde, že technicky vzato máme k dispozici i tento údaj, ačkoliv jej od Vás explicitně nezjišťujeme
  • druhou skupinou jsou kontaktní údaje a jde o:
    • e-mailovou adresu
    • další kontaktní údaje (které nám předáte nad rámec doporučených údajů ve formuláři, tedy telefon, webové stránky a profilová jména na Facebooku )
  • třetí skupinu dat pojmenováváme jako herní údaje a podle nás nejde o osobní údaje v pravém slova smyslu. Jde o:
    • přezdívku
    • informace o vaší herní postavě
    • příslušnost k frakci / kastě, tedy k herní skupině lidí, ke které budete během larpu příslušet.
    • zkušenost vyjádřenou množstvím odehraných larpů, nebo let.

O Vašich identifikačních, kontaktních a herních údajích budeme společně mluvit jako o osobních údajích.

U všech hráčů pak na místě larpu samotného vyžadujeme předložení průkazu totožnosti. Tento úkon však slouží k ověření úplnosti a pravdivosti dříve poskytnutých osobních údajů, případně k zjištění údajů uvedených výše. Žádné další údaje z těchto průkazů nejsou získávány ani zpracovávány (tím méně uchovávány).

Dále máme u hráčů, platících účastnický poplatek na některý larp (v tomto případě na Jharkendar LARP 2019) předem, k dispozici číslo bankovního účtu, ze kterého byla platba poukázána. Tuto informaci pochopitelně párujeme s osobními údaji, které máme k dispozici. Nijak ji však neuchováváme ani dále nezpracováváme, vyjma uchovávání v rámci historie transakcí dostupných na příslušném bankovním účtu. Tam tuto informaci vždy budeme uchovávat pro případ splnění našich povinností vyplývajících ze zákona nebo právních vztahů s Vámi. Náš přístup k informacím o bankovních účtech tedy vždy bude následovný: na náš účet bude zaúčtována platba na registrační poplatek – my provedeme přiřazení platby k registrovanému účastníkovi, tedy k Vašim osobním údajům, jinak ji však nezpracováváme – platba spolu s číslem účtu bude nadále dohledatelná v historii transakcí na našem účtu, dokud banka i my předmětné záznamy nezlikvidujeme. U plateb jiných než na registrační poplatky budeme postupovat obdobně. Co se čísla bankovního účtu týká, nevztahují se na něj další části tohoto poučení a vždy budeme postupovat ve smyslu tohoto odstavce.

 

Proč a k čemu tato data potřebujeme

Vaše identifikační údaje potřebujeme pro jedinečné určení Vaší osoby jako subjektu práv a povinností, která navzájem máme na základě právního vztahu vzešlého z Vaší registrace na larp (v tomto případě na Jharkendar LARP 2019) Stručně řečeno, abychom věděli, kdo nám za larp zaplatil (ale nejen to). Pro tyto účely je zcela obvyklé využívat jméno, příjmení a datum narození.

Datum narození dále používáme pro kontrolu dalších povinností Vás hráčů, tedy zejména zletilost, jelikož účast na Jharkendar LARPu 2019 je možná až od 18 let.

Vaše kontaktní údaje používáme pro komunikaci s Vámi, přičemž k tomu prakticky výhradně používáme Váš e-mail. Ostatní kontaktní údaje nepotřebujeme a nevyžadujeme, dáváme Vám však možnost je uvést.

Vaši přezdívku využíváme k pseudonymizaci Vašich osobních, zejména identifikačních a kontaktních, údajů – zobrazujeme ji ve výčtu přihlášených účastníků toho kterého larpu, dostupném každému návštěvníkovi těchto stránek.

Vaši Skupinu využíváme taktéž k pseudonymizaci Vašich osobních údajů – zobrazujeme ji ve výčtu přihlášených účastníků toho kterého larpu, dostupném každému návštěvníkovi těchto stránek.

Vaši zkušenost nevyžadujeme, nicméně pokud ji máme, využíváme jí k předběžnému hodnocení vyváženosti hry, v extrémních případech k zavedení balančních mechanismů. Nemáme-li dostatek relevantních informací o herní zkušenosti účastníků larpu, může vznikat významná převaha na jedné straně, což všem kazí zážitek ze hry (jedni si nezahrají vůbec, pro druhé je hra moc snadná).

 

Kdo Vaše data má (kdo jsme my) a komu je dáváme?

Pořadatelem Jharkendar larpu je Van Drak Erty. Provozovatelem těchto stránek je Larp Studio. My také zpracováváme Vaše osobní data z těchto stránek.

Tím se dostáváme k tomu, kdo se k Vašim osobním údajům u nás může dostat.

Není-li uvedeno jinak, úplný obsah vašeho registračního formuláře  je přístupný pouze provozovateli stránek jharkendar.larpstudio.cz a úzkému organizačnímu týmu.

Vaše kontaktní údaje a herní údaje pak můžeme poskytnout dalším osobám odlišným od organizátorů daného larpu, ale současně osobám larpu se účastnících. Těmto osobám jsou předmětné údaje poskytovány výhradně za účelem zkvalitnění Vašeho zážitku z larpu a je jim výslovně zakázáno překročit při nakládání s Vašimi údaji rozsah tohoto souhlasu. (Typicky se jedná o různé velitele frakcí, kteří chtějí před začátkem larpu komunikovat se „svými lidmi“ a domlouvat se na herním postupu a dalších věcech).

Vaše přezdívka je údaj, který je přístupný před hrou vám, návštěvníkům stránek a nebo může být poskytnuta vašemu frakčnímu veliteli.

 

Která data uchováváme a jak, a jaká k těmto datům máte práva?

Uchováváme veškerá osobní data, která nám poskytnete. Důvod k tomu je prostý. Smyslem registračního formuláře je, abyste při registraci na každý nový ročník nemuseli pokaždé znovu vyplňovat osobní údaje, které potřebujeme (tedy ty, které při zakládání uživatelského profilu označujeme jako doporučené) nebo které nás zajímají (ty ostatní). Jestliže bychom tedy tato data neuchovávali, neměly by tyto stránky smysl.

Máte právo od nás požadovat informaci, jaké všechny osobní údaje o Vás uchováváme. Tímto Vám sdělujeme, že jsou to ty údaje, které vyplníte v registračním formuláři. Kromě toho omezenou dobu uchováváme rovněž data o ročnících, kterých jste se zúčastnili.

Rovněž máte právo na to, aby Vaše, námi uchovávané a zpracovávané, osobní údaje byly aktuální. Aktualizaci osobních údajů můžete provést tak, že nás kontaktujete e-mailem na: jharkendar@larpstudio.cz

Rovněž máte právo na to, aby Vaše osobní údaje byly vymazány, abychom na Vás tzv. zapomněli. Realizace tohoto práva probíhá následovně:

  • doplňkově uváděné údaje (zkušenost, ostatní kontaktní údaje) – napište nám na email a my se o jejich výmaz ručně postaráme, případně fyzicky vyretušujeme/spálíme patřičný dokument.
  • doporučené údaje, tedy zejména Vaše identifikační údaje, přezdívku a e-mail-  napište nám na email a my se o jejich výmaz ručně postaráme. (čímž ztratíte právo se účastnit Jharkendar larpu a registraci neplaťte)
  • jestliže jste již některou akci zaplatili nebo se jí zúčastnili, pak si Vaše identifikační údaje a e-mail vždy ponecháme za účelem prokázání splnění našich závazků vůči Vaší osobě, popřípadě k realizaci jiných právních vztahů vzešlých mezi námi a Vaší osobou na základě vztahů z larpu, k němuž jste se registrovali. Jestliže si přejete smazat vaše identifikační údaje, potažmo celý uživatelský profil poté, co jste uhradili účast na některém z ročníků, ale předtím, než jste se jej zúčastnili, trvá Vaše právo na účast na larpu, jste však povinni o tom včas uvědomit organizátory larpu (v tomto případě Jharkendar LARPu 2019), prokázat úhradu registračního poplatku a prokázat Vaši totožnost, potažmo splnit další povinnosti vyplývající z pravidel účasti na larpu.

Ohledně uplatnění práv pro správu Vašich osobních údajů na stránkách jharkendar.larpstudio.cz využijte možnosti kontaktovat jejich provozovatele na adrese jharkendar@larpstudio.cz

Na místě jsou pak Vaše osobní údaje vedeny a ověřovány v papírové podobě a v té jsou také posléze uchovávány na adrese sídla provozovatele těchto stránek,  nebo na adrese organizátora dané akce. Jejich likvidace probíhá spálením v kamnech nejpozději do pěti let od uplynutí předmětného larpu.

Dojde-li k narušení zabezpečení prostoru, kde jsou Vaše osobní údaje uchovávány, s podezřením na únik informací, máme povinnost Vás o tom informovat – také tak učiníme a provedeme veškerá dostupná opatření k tomu, aby se tak nestalo.

 

Marketing s osobními údaji (neprovádíme)

Žádným způsobem nebudeme zpracovávat nebo předávat Vaše osobní údaje za účelem tvorby zisku, k reklamním nebo jiným obchodním účelům.

Jedinou „výjimkou“ je, že Vás můžeme pozvat na akce, jejichž předcházejících ročníků jste se účastnili. Máte samozřejmě možnost takové zpracování Vašich osobních údajů odmítnout, nicméně, pěkně prosíme, dopřejte nám jej. Akce koneckonců děláme pro Vás a Vrtulník jsme si za to nikdy nikdo nekoupili 🙂

Už je to všechno?

Budete-li mít jakékoliv doplňující dotazy, připomínky, námitky nebo Vám prostě jen bude smutno, kontaktujte nás na jharkendar@larpstudio.cz

Abyste byli způsobilí nám tohle všechno odkývat, musíte mít 18 let a více.